Que savez vous des véhicules que vous mettez à disposition de vos collaborateurs ?

La plupart du temps, votre niveau d’information va se situer entre :
- ce que vous voyez
- ce qu’on veut bien vous dire.
Or la gestion d’une flotte de véhicules mutualisés nécessite d’avoir à la fois une vision globale, mais également de pouvoir comprendre les usages de chaque véhicule.

On peut évidement se reposer sur les carnets de bord, qui sont supposés reprendre toutes les informations importantes de façon chronologique (kilométrage, pleins, entretiens, problèmes rencontrés, etc ). Mais la rigueur de leur tenue dépend du temps que les conducteurs voudront bien accorder à les remplir, ainsi qu’à leur rigueur.
La consolidation de ces informations peut bien entendu se faire dans un fichier Excel. Mais au-delà de l’aspect chronophage de cette tâche fastidieuse, les erreurs de reports restent possible. Par ailleurs, les informations obtenues ne donnent qu’une visibilité partielles sur le taux d’utilisation et la disponibilité des véhicules.
Enfin, les récentes modifications législatives (procès-verbaux d’infractions) imposent une traçabilité quasiment absente de la plupart des organisations, même les mieux structurées.

Pour résumer, on demande beaucoup d’efforts à beaucoup de personnes, pour un résultat approximatif. Et au final, le gestionnaire de parc est loin d’avoir toutes les informations nécessaires à la bonne gestion de la flotte et aux prises de décisions.

Pourtant les flottes de véhicules représentent pour bon nombre d’acteurs un budget important, tant en termes de fonctionnement (entretiens, véhicules sous-utilisés, temps-homme, assurance, etc) que d’acquisition (renouvellement des flottes axé sur les véhicules “propres”). S’équiper d’un outil qui permet de gérer efficacement les véhicules en pool peut permettre de diminuer le TCO de l’ordre de 15 % à 30%. Il ne s’agit donc pas une dépense inconsidérée au regard des enjeux !
Avec une solution adaptée, les économies peuvent être rapidement visibles : des statistiques précises sur le taux d’utilisation des véhicules peuvent permettre la diminution du parc en quelques mois. Par ailleurs, des chiffres fiables sont la base de toute décision financière ; ils sont donc essentiels pour justifier les budgets.

Loin de reléguer les aspects humains au second plan, l’automatisation de la gestion de véhicules mutualisés est également l’occasion de décharger les collaborateurs du parc automobile de tâches peu intéressantes pour leur permettre de se consacrer à leurs missions en toute sérénité (entretien, relation avec les services utilisateurs, suivi, etc). C'est donc un investissement aussi bien sur le plan financier que sur celui des relations humaines.